Wie Man Team-Meetings Durchführt Und Unternehmensziele Erreicht

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Das Herz jedes Unternehmens besteht aus einem Team von Managern. Wie wir bereits besprochen hatten, sollte dieses Team idealerweise aus fünf Mitarbeitern in Schlüsselrollen bestehen, die sicherstellen, dass jeder so effizient wie möglich arbeitet. Die Mitarbeiter des Teams müssen sich gut verstehen und sich über die gemeinsamen Ziele klar sein. Nur so kann das Unternehmen die festgelegte Vision verfolgen, ohne dass es durch unterschiedliche Ambitionen auseinandergerissen wird. Um dies zu erreichen muss ein wöchentliches Team-Meeting veranstaltet werden. Diese Meetings werden der Mechanismus sein, der dafür sorgt, dass dein Unternehmen reibungslos funktioniert. Sie sollten immer pünktlich beginnen und idealerweise immer zur gleichen Zeit am gleichen Tag stattfinden – ohne Ausnahme. Die Anwesenheit sollte für alle Mitglieder verpflichtend sein, ausser denen, die auf Urlaub sind oder wegen anderen aussergewöhnlichen Gründen fehlen. Als Dauer sind 90 Minuten ein gutes Ziel. Bei längeren Meetings besteht die Gefahr, dass alle irgendwann abschalten. Zudem würden wir dir empfehlen, eine gut ausgearbeitete Agenda zu verwenden. Dadurch weiss jeder Beteiligte immer genau, was von ihm oder ihr erwartet wird. Die ersten fünf Minuten sollten als Einführung dienen, damit sich jeder auf die vorliegende Aufgabe konzentriert. Es dürfen keine Handys oder Laptops mitgenommen werden, da diese zu sehr ablenken. Nur eine Person darf ein Gerät offen haben: derjenige, der das Meeting leitet (normalerweise der Integrator). Sobald die Einführung abgeschlossen ist, teilt jedes Mitglied seine Erwartungen bezüglich des Meetings. Dies können beliebige Dinge sein, wie zum Beispiel der Wunsch, ein bestimmtes Problem zu diskutieren oder ein Update von einer bestimmten Abteilung zu bekommen. Durch diesen Schritt erfahren alle, was die anderen von dem Meeting erwarten. Als nächstes ruft der Integrator die Scorecard auf. Das ist eine Excel-Tabelle mit alle wichtigen Kennzahlen, die das Management des Unternehmens betreffen, wie z.B.: Anzahl der Meetings, Anzahl der abgeschlossenen Deals, Anzahl der Neueinstellungen, Kassenbestand, und so weiter. Daraufhin geht das Team die wöchentlichen Zahlen durch. Jede Woche wird eine neue Zeile zur Scorecard hinzugefügt und es werden neue Daten eingegeben. Dadurch entsteht ein transparentes Protokoll der Aktivitäten des Unternehmens. Diese Zahlen werden jedoch nicht analysiert, sondern nur überflogen. Auf diese Weise sind alle bezüglich der Situation des Unternehmens auf dem neuesten Stand, ohne dass die Kontrolle zu viel Zeit in Anspruch nimmt. An diesem Punkt werden die Rocks (die Quartalsziele) überprüft. Normalerweise gibt es 3 bis 5 solcher Ziele. Auch hier gibt es keine Diskussion, nur eine Erinnerung an den Status. Diese Ziele sind unglaublich wichtig. Sie werden auf Quartalsbasis festgelegt, da es den Menschen in der Regel schwer fällt, sich auf Ziele zu konzentrieren, die länger als ein Vierteljahr entfernt sind. Diese Ziele sind somit Meilensteine, die dafür sorgen, dass das Unternehmen auf dem richtigen Kurs zum Erreichen der Jahresziele bleibt. Der nächste Schritt besteht darin, eine wichtige Schlagzeile über Kunden oder Mitarbeiter zu teilen. Dies sollte auf freiwilliger Basis erfolgen. Jedes Teammitglied versucht, eine Erfahrung zu teilen, egal ob positiv oder negativ. Vielleicht half ihnen ein Mitarbeiter bei einem Problem. Vielleicht haben sie eine Lernerfahrung gemacht, wenn etwas nicht wie geplant funktioniert hat. Diese Highlights dienen dazu, alle auf dem Laufenden zu halten und wichtige Erfahrungen zu teilen. Als nächstes kommen wir zur To-Do-Liste, welche sich in der selben Excel-Tabelle wie die Scorecard befindet. Diese Liste umfasst die verschiedenen Aufgaben, die auf die Teammitglieder verteilt wurden. Wer für was verantwortlich ist, das Datum, an dem die Aufgabe hinzugefügt wurde, das Datum an dem sie fällig ist und ihren Status. Der Integrator geht die unerledigten Aufgaben durch und überprüft, ob sie erfüllt wurden oder nicht. Dazu sind konkrete Antworten nötig. Erledigt oder nicht, ohne Raum für Diskussionen. Das Überprüfen der To-Do-Liste sollte nicht länger als fünf Minuten dauern. Nun kommen wir zum eigentlichen Gegenstand des Meetings: die Liste der Probleme. Für diese Phase sollten 60 Minuten vorgesehen werden. Wir empfehlen die Verwendung der folgenden Methodik: Identifizieren, Diskutieren, Lösen. Zuerst werden alle Probleme identifiziert, mit denen die Teammitglieder konfrontiert sind. Eine Möglichkeit, den Identifizierungsprozess zu beschleunigen, besteht darin, dass jedes Mitglied vor Beginn der Sitzung eine eigene Liste erstellt. Auf diese Weise wird es viel einfacher, sie aufzulisten, was euch mehr Zeit gibt, die anderen Phasen durchzugehen. Nehmt euch die Zeit, die Wurzeln jedes Problems zu erforschen. Einige sind schwieriger zu fixieren als andere. Dann solltet ihr sie numerisch priorisieren. Es könnte nämlich passieren, dass ihr nicht alle davon in einem Meeting schafft. Indem ihr sie priorisiert, wisst ihr nächstes Mal wieder genau wo ihr weitermachen müsst. Wenn ihr daher nicht genug Zeit habt, könnt ihr sie einfach auf nächste Woche verschieben. Sobald das erledigt ist, werden die Probleme im Management-Team diskutiert. Dabei werden Details identifiziert, auf welche Weise diese Probleme die Mitarbeiter und das gesamte Unternehmen beeinflussen. Abschliessend werden durch Brainstorming Lösungen für diese Probleme gesucht. Oft ergeben sich durch die Lösungen neue Aufgaben, die an die verantwortlichen Personen delegiert werden müssen. Mit Hilfe dieser Struktur werden nicht nur Probleme gelöst, sondern auch sehr effiziente Team-Meetings geführt. Alle Mitglieder werden auf dem Laufenden gehalten, während sie genug Freiraum bekommen, um in ihrem Fachgebiet zu arbeiten und für ihr Handeln verantwortlich zu sein. Wenn die Problemliste erledigt ist oder die Zeit abgelaufen ist, schliesst der Integrator das Meeting ab: Die To-Do-Liste wird zusammengefasst; man bespricht, ob es etwas Wichtiges zu erledigen gibt; das nächste Team-Meeting wird geplant. Schliesslich bewertet jeder das Meeting auf einer Skala von 1 bis 10. Jedes Teammitglied muss eine Bewertung abgeben, die aufgezeichnet wird, damit der Fortschritt des Meetings mit der Zeit verfolgt werden kann. Dies erleichtert die Aufrechterhaltung einer produktiven Meeting-Kultur. Wenn Meetings auf diese Weise durchgeführt werden, hat das Unternehmen einen effizienten Rahmen, der ein gesundes Arbeitsumfeld fördert. Dein Unternehmen wird durch ein System gefestigt, das alle wichtigen Daten überwacht, Probleme umgehend adressiert und optimale Kooperation und einen optimalen Informationsfluss innerhalb des Unternehmens gewährleistet.

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